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Agile in Action: Trendexpedition zum Thema agile Arbeitsweisen

Anfang 2018 machen sich die Trendscouts aus der Kommunikationsabteilung der KfW auf, um Agilität in der Praxis zu erkunden. Dafür besucht die 10-köpfige Truppe an zwei Tagen Vorreiter-Unternehmen in Köln und Düsseldorf, um deren Arbeitsweisen zu erleben und sich darüber auszutauschen. Konzipiert und begleitet wird diese Erkundung von der Zukunftsinstitut Workshop GmbH.

TÜV Rheinland, Tradition trifft Innovation

Innovation Facilitator Corinna Voß zeigt uns den 2017 eröffneten Innovation Space im 18. Stock des TÜV Rheinland Towers und spricht darüber, wie man Agilität als neuen Kernwert im Unternehmen verankert.

Die Innovationsetage steht als Raum für Ideen allen Mitarbeitern rund um die Uhr kostenlos zur Verfügung. Neben dem Open Space und Future Room, die sich für interaktive Formate eignen, bietet sich das Chalet als inspirativer Besprechungsraum an und der Wald mit Vogelgezwitscher als Ort der Meditation oder des vertraulichen Dialogs.

Wie macht man ein Traditionsunternehmen agil? „Kultur kann man nicht schaffen, sie entsteht.“ Und am besten entsteht sie durch die Einführung von Methoden, die Vertrauen herstellen. Corinna Voß nutzt hierfür Übungen wie Personal Maps oder Moving Motivators aus dem Management 3.0 Framework von Jurgen Appelo: “Management ist der Job und die Verantwortung von allen!“ Diese Botschaft streut sie auf unterschiedliche Weise im Unternehmen: Innerhalb der von ihr moderierten Workshops, durch die ausgebildeten Innovation Hosts, die als Multiplikatoren dienen, und mit Hilfe des neuen Führungskräfte-Trainings für das Middle- und Top-Management. Sie entlässt uns mit den Worten: „Einfach mal machen. Könnte ja gut werden.“

Unser agiles Retro im Foyer

Auf Post-its halten wir die wichtigsten Learnings fest:

  • INSPIRATION Was hat uns am meisten beeindruckt?
  • IDEATION Wie lässt es sich auf uns übertragen?
  • CREATION Was könnten wir sofort umsetzen?
  • CULTURE Welche Kultur braucht es dazu?

Diese Fragen beantworten wir nach jeder Station auf den Retro-Plakaten.

AXA Transactional Business, Agile Einheit für innovative Services 

Abseits von der Konzernzentrale sitzt das Corporate Startup der AXA: Team Transactional Business. Zwischen hippen Gemäuern und den neuen Nachbarn „Obi Next“ finden wir das lässige Büro der elf Mitarbeiter mit Kicker selbstverständlich. Seit 2015 arbeiten sie an Serviceangeboten für (potenzielle) Kunden, um die Versicherungsmarke positiv im Alltag zu verankern. Die Teams arbeiten nach Kanban, gestalten sich ihre Boards aber agil mit wechselnden inhaltlichen Spalten. Ihr Ratschlag heißt:  Kanban-Logik für sich nutzen und nach Bedarf modellieren.

Vom Post-it auf den Markt schafften es bis jetzt drei Produkte: cleverPARKEN, Wayguard und latebird. Mit der Hilfe von Design Thinking erforscht das Team neue Kundenbedürfnisse und entwickelt daraufhin viele Ideen. Einige landen auch auf dem Ideenfriedhof, aber das macht nichts, denn jedes Mal lernen die Mitarbeiter die Kunden noch ein bisschen besser kennen.

Anna-Lena Brand und Chiara Fries stellen uns die Arbeitsweisen von AXA TRX vor. Ein Experte für Growth Hacking/Marketing hat sie am Anfang in agiler Innovationsentwicklung gecoacht. Sie bilden sich stets weiter, nach dem 4+1 Prinzip: Der 5. Tag der Woche steht allen Teammitgliedern für Weiterbildung zur Verfügung. Gern wird dieser Tag auch für Team-Sparrings genutzt, was unterm Strich zu einem Gewinn an Zeit und Lösungsqualität führt. Ähnlich wie Corinna Voß von TÜV Rheinland nutzen sie das Führungskräfte-Training des Unternehmens als Kanal für eine grundlegende Kulturveränderung: “Wir arbeiten Richtung Movement!“

Management 3.0 Methoden erleben wir hier live: Von der Zentrale her gibt es keine KPIs zu erfüllen, dafür haben alle Mitarbeiter ihre persönlichen KPIs festgehalten und tracken sie öffentlich: Was tut mir gut? (Sport, Kochen für die Familie…) Und noch wichtiger: Nehme ich mir dir Zeit dazu, dies zu tun? In den wöchentlichen Retrospektiven bewertet jedes Teammitglied die persönliche Produktivität und die des Teams, außerdem die eigene Motivation und „Happiness“.

Die Kudo-Box mit Lobkarten für Kollegen probieren wir abends sofort selbst aus. Nach anfänglicher Irritation (was soll ich denn loben?) landen schließlich doch ganz viele bunte Zettel in der Tupperbox. In der Library des Hotels reflektieren wir, welche konkreten Learnings des Tages im Arbeitsalltag der KOM umgesetzt werden können. Selbstorganisation im Team und Sprint Retro haben wir mit der Scrum-Übung Magic Pens (Velocity Game) bereits geübt!

Startup sipgate, 2004 gegründet, seit 2007 rundum agil

Tag Zwei führt uns nach Düsseldorf zu sipgate, wo Axel Topeters uns mit Kaffee erwartet. Hier gibt es keine offiziellen Titel oder Abteilungen. Jedes Team kann sich nennen, wie es möchte. Daher ist Axel Abgeordneter des Ministeriums für Klatschen und Tanzen. Er beschreibt den Weg des ersten deutschen Internet-Telefonie-Anbieters hin zur Agilität, der 2007 begann. „Der Sipgate Weg“, wie er betont. Nicht der einzig wahre Weg. Zu Beginn haben sie sich Berater von agile42 zur Unterstützung geholt, dann aber bald angefangen, alles selber zu machen. Ob firmeneigene Kinderbetreuung oder das selbst betriebene Restaurant in Sterne-Qualität — nichts wird mehr outgesourct.

Mittags kommen wir in den Genuss des vorzüglichen Essens mit hohem #instagrammability-Faktor. Wir werden dazu eingeladen, wie alle Mitarbeiter jeden Tag.

Bei der anschließenden Führung durch die großzügigen Räumlichkeiten fällt sofort auf, dass alle Informationen – ob Mitarbeiterfortbildungen, Bewerbungsabsagen, Team-Portraits, Taskboards, Feedbackregeln und sogar die Zahlen des Unternehmen – öffentlich aushängen: „Wir wollen, dass jeder einfach sehen kann, was uns beschäftigt. Im Vorbeigehen und nicht in irgendeinem Projektmanagementsystem.“

Um Transparenz und das Teilen von Wissen geht es auch beim Open Friday: Jeden zweiten Freitag kommen alle Mitarbeiter für einen Tag zusammen, um sich auszutauschen. Wer etwas vortragen möchte – von einem Projekt oder einer Fortbildung – trägt sich als Speaker ein. So kommen viele spannende Inhalte zusammen. Wer sich was und wie lange anhört, steht jedem frei.

Vodafone: interne Kommunikation, Preisträger des Stevie-Award 2016 als beste Kommunikationsabteilung

Steffen Henke und sein Team bieten uns sogleich das Premium-Du an: ein wertschätzendes Du, das Nähe und Vertrauen ausdrücken soll. Und dieses Vertrauen bringen sie uns auch wirklich entgegen. Wir dürfen Teil ihres Daily Standup Meetings sein. Dieses findet normalerweise um 12:30 Uhr statt, kurz vor dem Mittagessen, damit der Hunger für ein knappes Timing sorgt. Länger als 20 Minuten dauert es aber sowieso nicht: Am Kanban Board geht jedes Teammitglied seine Aufgaben durch anhand der drei Fragen: Was hat sich bewegt? Was hat sich nicht bewegt? Wo braucht man Hilfe?

Die ersten Erfahrungen mit dem Tool waren seltsam, es habe sich mehr nach Kontrolle angefühlt, zumal die Neuerung ein Wunsch des Abteilungsleiters war. Inzwischen ist das Team aber dankbar für den Gewinn. Das simple Ritual schafft Transparenz und spart dadurch Zeit und doppelte Arbeit. Bei Krankheit oder Überbelastung ist eine schnelle und unkomplizierte Übernahme möglich.

„Wenn man’s nicht ausprobiert hat, weiß man nicht, ob’s funktioniert“ ist der abschließende Ratschlag. Und das machen wir auch.